Uvědomme si, že porada jako taková je důležitá investice, jelikož odvoláváme lidi od jejich pracovních povinností a vytváříme si tak mzdové náklady, jelikož lidé nepracují, ale sedí na poradě a poradují. Pokud chcete porady ujasněte si, co od nich chcete, protože jinak to můžete odpískat, protože výstup bude minimální a efektivita je nevalná.
Dopředu připravit:
– Zapisovatel: člověk s potřebnými technickými znalostmi, a přitom přímo se neúčastnící porady.
– Plán: jak bude porada časově probíhat, jaké má cíle, co se musí vyřešit, začátek a konec, přestávka…
– Kdo se bude účastnit: pokud tam nemusí být, tak tam prostě nebudou, účastnit by se měli jen ti, kteří jsou skutečně potřeba, čím víc lidí, tím hůř se dohodnete a budete trvat déle.
– Kdy: zohledněte pracovní náplň účastníků a dejte jasné mezníky, začátek, přestávka, konec.
– Kde: to je oříšek, nejlepší je zasedací místnost bez výrazné výzdoby, nábytku, detailů s vhodným osvětlením, teplotou. Neměli by se zde vyskytovat věci odvádějící pozornost.
– Občerstvení: když už, tak se podává o přestávce, jinak naruší poradu a prakticky zničí koncentraci lidí na práci
– Jak to bude probíhat: skupinový brainstorming, brainstorming k více otázkám současně, předseda zasedání, neodbíhání od tématu, nekárat, každý se vyjádří…
– Hodnocení porady: to je výstup ze kterého se můžeme poučit do příště, hodnocení by však nemělo trvat dlouho, deset minut je maximální čas, a navíc by se to mělo vejít do času porady.
Práce s lidmi
Porada je složitý mechanismus, protože na ni všichni účastníci reagují na sebe navzájem, a proto je třeba zvolit takovou strategii přístupu k lidem, při kterém nebudete kárat, a přitom se zamýšlíte a odlehčujete uznáním za iniciativu i kdyby nápady byly špatné. Pokud zvládnete zachovat svou autoritu, a přitom neztrapnit člověka za špatný názor, a ještě rozproudit debetu správným směrem, získáte si uznání svých podřízených a porada se stane efektivním nástrojem, kdy budou všichni spolupracovat za společným cílem.
